Vorig jaar maakten processpecialist Sensus-methode en risicomanagement specialist NARIS bekend de handen ineen te slaan. De twee bedrijven bieden samen één totaaloplossing waarmee corporaties meer grip en inzicht hebben op de risico’s en beheersmaatregelen binnen hun organisatie. Hoe zet je risicomanagement en procesmanagement efficiënt neer? Een gesprek met Senior Consultant Hans Bloemen van Sensus-methode en Accountmanager Alexander van Dijk van NARIS.
Risicomanagement
Woningcorporaties hebben hun risico’s steeds beter in het vizier, vertelt het duo. “Door de overheid worden steeds meer externe kaders opgelegd. Wij zien dat steeds meer corporaties hier serieuzer mee omgaan. De oplossingen zijn echter vaak extern gericht. Er wordt bijvoorbeeld voldaan aan wetgeving of er wordt een tool aangeschaft, maar het écht eigen maken van risicomanagement gebeurt niet overal. De volgende stap – bewust nadenken over wat er gebeurt binnen de corporatie en welke rol risico’s daarin hebben – moet ook worden gezet. Corporaties kunnen daar nog wat hulp gebruiken.”
Wet- en regelgeving
Het voldoen aan wet- en regelgeving is niet voldoende om de belangrijkste risico’s af te dekken. “Integendeel juist,” vertelt Alexander. “Het moeten voldoen aan regelgeving zorgt juist voor extra risico’s. Neem de inkomenstoets als voorbeeld: omdat het speelveld voor corporaties snel verandert heeft dat veel gevolgen, en is het lastig hier direct op in te spelen.”
Eén geheel
Volgens Hans en Alexander staan risico’s vaak nog ver van de medewerkers, en is de vertaling van risico’s naar processen essentieel. Alexander: “Als medewerkers beseffen waarom ze iets moeten doen en je verankert dit binnen de organisatie, dan los je veel problemen op. Het benoemen van de risico’s alleen is dus niet voldoende, je moet zorgen dat dit op de werkvloer landt en eigenaarschap wordt genomen.”
“Daarbij is het belangrijk dat risicomanagement en procesmanagement als één geheel wordt gezien. Deze twee onderdelen lopen nu nog weleens langs elkaar heen. Ze zitten bij wijze van spreken in dezelfde afdeling, maar hebben weinig met elkaar te doen. Door ze met elkaar in verband te brengen en de relatie tussen de twee duidelijk te maken, krijg je uiteindelijk de meeste grip op processen en risico’s.”
Koppeling tussen NARIS GRC® en Sensus-methode
Om hierbij te helpen hebben Naris en Sensus-methode vorig jaar een koppeling gelegd tussen beide systemen. Hiermee wordt risicomanagement NARIS GRC® met procesmanagement Sensus BPM Software aan elkaar gekoppeld. Hans: “De koppeling levert corporaties veel synergie op. In de BPM-software van Sensus-methode zie je bijvoorbeeld direct welke risico’s in welke processen zitten. In NARIS GRC® werkt dit hetzelfde, en heb je overzicht over welke processen met welke risico’s te maken hebben. Je kunt hier doorheen klikken wat het inzicht behoorlijk vergroot.”
Grotere focus
Het grote voordeel van de koppeling tussen NARIS GRC® en Sensus BPM Software noemt Alexander de grotere focus binnen de organisatie. “De bewustwording wordt groter omdat duidelijker is in welk proces de risico’s het grootst zijn. Daarmee wordt de risicolast per proces helder in kaart gebracht. Ook kunnen corporaties sneller bijsturen, omdat je niet afhankelijk bent van een audit achteraf om te zien wat goed en fout gaat.”
Hans geeft als voorbeeld het proces waarbij een medehuurder intrekt bij een hoofdhuurder. “In dit proces zitten meerdere risico’s, zoals het risico dat de gezamenlijke inkomens niet voldoen aan de inkomensgrens of het risico dat huurfraude wordt gepleegd wanneer de hoofdhuurder later vertrekt. De woning komt dan op de naam van de medehuurder te staan zonder dat de corporatie de huur kan harmoniseren. Deze relatief kleine risico’s kunnen tezamen een groot risico vormen met een substantiële impact op de doelstellingen van de corporatie. Door deze in beeld te brengen en het koppelen van de geïdentificeerde risico’s, en de strategie kan de impact hiervan op de processen worden geanalyseerd.”
Interactie tussen audits en de risicoanalyse
Als laatste voordeel noemt Alexander het sneller uitvoeren en inrichten van audits. “Deze procesaudits kunnen door de koppeling tussen beide systemen met één druk op de knop worden klaargezet. Zo heb je niet alleen een template voor de procesaudit waarbij maatregelen worden gecontroleerd, ook kun je hier direct de koppeling leggen tussen de audit resultaten en de risicoanalyse, iets waar de accountant constant naar vraagt. Daardoor wordt interactie tussen beide onderdelen gelegd met als gevolg dat een proactieve sturing binnen de organisatie wordt gefaciliteerd.”
Gewoon beginnen
“Het belangrijkste advies is: begin gewoon,” sluiten Hans en Alexander het gesprek af. “Dat ligt wellicht voor de hand, maar hoe eerder je begint met het nadenken over processen, hoe sneller er een completer inzicht in de processen en potentiele risico’s ontstaat. Door zo snel mogelijk te beginnen maak je risico- en procesmanagement – zo efficiënt mogelijk – onderdeel van de bedrijfsvoering.”
Bron: corporatiegids.nl
