De gemeentelijke weg naar legal in control

Stijn van Rooij vertelt dat voor de Omgevingswet een projectteam is geformeerd, en een vakafdeling het als een inhoudelijk project heeft opgepakt. Afhankelijk van de vraagstelling worden passende adviezen uitgebracht,de juridische afdeling geeft kortom ondersteuning aan de vakinhoudelijke afdelingen. Verder is de AVG organisatorisch bij drie afdelingen belegd. De FG is de corporate controller, er is een privacy adviseur (werkzaam bij de afdeling Informatievoorziening) en bij Juridische Zaken zit de privacy jurist. De gemeente Tilburg  opereert als een netwerkorganisatie met een centrale directie. Hierbinnen is Juridische Zaken een ondersteunende afdeling die tegelijk ook een soort stafafdeling vormt. Voor verschillende onderdelen wordt op verschillende niveaus bewogen.

Het juridisch geweten

Uiteraard is het essentieel alert te reageren op een nieuwe ontwikkeling, zoals bijvoorbeeld op de Omgevingswet. De afdeling Ruimte is verantwoordelijk voor de implementatie ervan. Tegelijkertijd omvat deze wet ook een ICT-componenten een communicatiecomponent (onder andere). Uiteindelijk neemt een directeur met een overkoepelende bril de verantwoordelijkheid en komt de nieuwe wetgeving naar boven drijven. Maar ook de juridische afdeling heeft die rol, aangezien deze deels het juridisch geweten van de organisatie vormt en behoort te weten wat voor relevante wetgevingen aanstaande zijn.

Een enorme stijging in adviesvragen

Een ontwikkeling die zich duidelijk aftekent is dat de meeste juridische afdelingen steeds meer zaken op hun bord krijgen die complex zijn,waarbij meerdere partijen betrokken zijn en waarbij de juridische afdeling niet hoofdverantwoordelijke is maar wel een belangrijke rol heeft. De vraag hoe af te bakenen is daarom essentieel. Stijn van Rooij vertelt dat de juridische afdeling tot 2012 vooral rechtsbeschermingstaken had, een dienstmodel met 5 à 6 diensten waarbinnen ook de juristen werkzaam waren. Daarnaast bestond er een kleine stafafdeling met juristen bij de Servicedienst. In 2012 vond er een grote reorganisatie plaats, waarbij alle juridische kennis uit de organisatie werd gehaald om die centraal te positioneren bij de afdeling Juridische Zaken. Het eerste jaar kwamen er 100 adviesvragen binnen terwijl dit er op het moment maar liefst 1100 zijn; een enorme toename kortom. De oorzaak van deze toename is deels te vinden in het centraal positioneren van juridische kennis, deels in een betere registratie,en tevens in de juridisering van de gemeenten.

Legal in control

Stijn van Rooij  stelt samenvattend dat de juridische afdeling begon op het gebied van de rechtsbescherming, en zich de afgelopen jaren ontwikkelde op het gebied van advisering en een derde element: legal in control. Waarmee we op het terrein van compliance belanden: een organisatie wil financieel en bestuurlijk in control zijn, maar hoe ben je nu ook juridisch in control? De laatste twee jaar wordt hier hard aan gewerkt in een nauw samenwerkingsverband met de corporate controller, terwijl er tevens raakvlakken te vinden zijn met de afdeling Planning en Control. Het juridisch in control zijn heeft een aantal aspecten: kloppen onze verordeningen en kloppen onze mandaten? En: hebben onze mensen die beschikkingen maken wel de juiste juridische kennis? Daarnaast is wat betreft legal in control de commitment vanuit de directie essentieel. Het is een onderwerp dat op dit moment nog in de kinderschoenen staat maar uiteindelijk strategisch en integraal opgepakt moet worden.

Mogelijk maken met recht 

De traditionele jurist wordt als risicomijdend gezien. Volgens Stijn van Rooij heeft de jurist in de adviesrol echter een totaal ander gezicht: hij stelt gerust in het nemen van een risico, hij is een helper. Het motto van de juridische afdeling sinds 2012 is dan ook: mogelijk maken met recht. Er wordt vanuit een kansenperspectief naar een situatie gekeken. Wat is bijvoorbeeld de noodzaak van de mandaten op orde krijgen, en moet dit prioriteit krijgen? De grote trend binnen organisaties wereldwijd, dit geldt ook voor gemeenten, is de versplinterde compliance en de toenemende wet- en regelgeving die op organisaties afkomt. Je ziet dat mensen hierdoor steeds meer hun risk appetite op wetten bepalen, bijvoorbeeld op een AVG. Een wet is niet zwart-wit, stelt van Rooij Dit is acceptabel als je hier over met elkaar in gesprek gaat en wij brengen daarin advies uit. ‘Wil je nul risico lopen,zet alles op zwart, maar wil je maximale vrijheid hebben: zet hem helemaal open.’Je kunt regels als het ware ‘breken’ om maatschappelijk nut te genereren: je bent dan niet compliant maar wel in control. Op het gebied van privacy worden bijvoorbeeld continu de mogelijkheden onderzocht om qua dienstverlening en doelmatigheid voldoende ruimte te genereren om een stad of organisatie te laten innoveren.

Transparante besluiten

In de praktijk is het vooral essentieel dat er een transparant besluit genomen kan worden.  In het geval van een aanbesteding kan er bijvoorbeeld prima afgeweken worden van de aanbestedingsregels zolang dat maar bewust gebeurt.De rol van de juridische afdeling bestaat vooral uit het schetsen van risico’s, zodat het college een besluit kan nemen. Er wordt ‘nee’ gezegd tegen een besluit wanneer er procedureel echt iets fout zit, bijvoorbeeld als er geen volmachten zijn voor een privaatrechtelijke handeling. Uiteindelijk, zegt van Rooij, brengt een portefeuillehouder een stuk in het college en is het zijn of haar verantwoordelijkheid. Belangrijk is dat de juridische afdeling een evenwichtig eindadvies neerlegt dat transparant en volledig is op op de juridische inhoud. Een helder ambtelijk eindadvies.

Legal in control: De toekomst

Hoe de toekomst er op dit vlak uit zal zien is nog niet geheel helder, maar wat wel duidelijk is is dat aan de samenwerking met de afdeling Planning en Control veel belang wordt gehecht. De adviseurs van Planningen Control zitten met alle MT’s aan tafel, en hebben een sterke signaleringsfunctie.Daarnaast worden er momenteel lijntjes naar afdelingen gelegd, zodat ook daar vanuit juridisch perspectief de juiste dingen gedaan worden. Van Rooij vertelt dat het in wezen lastiger is juridisch in control te zijn dan financieel. Er lopen 3000 zaken per jaar, maar op een klein aantal ligt politiek en maatschappelijk de focus. Wat die zaken  zijn is lastig vooraf te voorspellen, het is een combinatie van imago, emotie, financiën en impact op de stad. Vooral te voorkomen risico’s zijn voor een gemeente erg vervelend,omdat daar enorme imagoschade door geleden kan worden. Volgens van Rooij komende prioriteiten binnen Juridische Zaken als volgt tot stand: 80 procent van de bezwaren moet volgens de norm binnen de wettelijke termijn afgehandeld worden.Vervolgens worden adviesvragen behandeld (het mogelijk maken) en wordt er aandacht gegeven aan directe incidenten (crisismanagement). Hier ligt niet echt een methodiek achter, maar wat wel duidelijk is is dat advisering en crisismanagement in elkaars verlengde liggen: er wordt gereageerd op een vraag. Bij legal in control daarentegen wordt zelf een krachtig initiatief genomen.

Kracht zonder macht

Omdat bij de gemeente Tilburg veel bij de afdelingen georganiseerd en belegd is, moeten zaken vaak zonder macht voor elkaar gekregen worden. Duidelijk is dat de laatste jaren het aantal adviesvragen enorm is gegroeid en ook aan het pad van legal in control zijn wordt gebeiteld. ‘Momenteel zijn we erg bezig met inkoopmanagement’, vertelt van Rooij. Een actuele ontwikkeling is daarnaast dat onderzocht wordt of de inkoop valt te centraliseren. Momenteel wordt er door 900 mensen ongeveer 350 miljoen uitgegeven, en er wordt gekeken of er een gecentraliseerde inkoop kan ontstaan die belegd is bij de inhoudelijke afdelingen. ‘Vanaf volgend jaar gaan we starten meteen derde team bij Juridische Zaken dat Juridische Zaken en Inkoop gaat heten. Hiermee wordt de rest van de organisatie op het gebied van inkoop ontlast.’