Foutencultuur – Sommigen dingen zijn onomstotelijk: de buitenwereld wil verrassingen vermijden en daarom tijdig informatie ontvangen. Governance en het begrip transparantie zijn in dit licht nauw met elkaar verbonden. Toch is het melden van fouten en risico’s geen standaard menselijke eigenschap waardoor deze verrassingen de bestuurders vaak veel te laat bereiken. Een bestuurder kan zich echter niet achter dit feit verschuilen, omdat hij óók verplicht is een goed risicomanagement in te richten; niet alleen qua proces maar vooral qua cultuur.
Foutencultuur
Onze huidige wereld wordt door alle social media voortdurend transparanter. Zelfs traditioneel ‘gesloten bolwerken’ als FBI en Goldman Sachs krijgen tegenwoordig te maken met gaten in hun defensie. Er zijn meerdere prangende voorbeelden bekend waarbij informatie naar de pers en naar toezichthouders werd gelekt. Hierdoor eisen toezichthouders steeds meer transparantie van organisaties, wat vaak weer extra toezicht of scherpe maatregelen tot gevolg heeft.
Praktijkgeval: meer toezicht en slechtere kwaliteit?
Tijdens een van mijn colleges uitte een accountant het gevoel dat tegenwoordig bijna elke fout van een accountant direct bij de AFM gemeld wordt. Of dit daadwerkelijk het geval is is niet essentieel. Wat echter wel duidelijk is, is dat na alle incidenten rondom de kwaliteit van de accountancy toezichthouders steeds strenger zijn geworden.
Deze extern afgedwongen transparantie zorgt ervoor dat men intern geen fouten meer durft te maken en te delen. Jammerlijk, want juist door het leren van elkaars fouten wordt de kwaliteit gewaarborgd. Tijdens de discussie werd vooral de veiligheid van de organisatie vaak benoemd. Is een organisatie niet bedoeld om bescherming te bieden?
Belangrijk onderdeel is vaak de registratie van fouten en bijna fouten. De verplichte registratie maakt medewerkers angstig om zaken vast te leggen hoe makkelijk het meldsysteem ook is.
Wat zegt Van Manen?
2.6.1 Regeling voor melden van (vermoedens van) misstanden en onregelmatigheden. Het bestuur stelt een regeling op voor het melden van (vermoedens van) misstanden en onregelmatigheden binnen de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. De regeling wordt op de website van de vennootschap geplaatst. Het bestuur draagt zorg dat werknemers zonder gevaar voor hun rechtspositie de mogelijkheid hebben een melding te doen.
2.6.2 Informeren voorzitter raad van commissarissen. De voorzitter van de raad van commissarissen wordt door het bestuur onverwijld geïnformeerd over signalen van (vermoedens van) materiële misstanden en onregelmatigheden binnen de vennootschap en de met haar verbonden onderneming.
De governance code van Van Manen gaat best ver met ‘vermoedens van materiele misstanden en onregelmatigheden’ signaleert. Toch legt deze code de meldplicht vooral intern (naar de RvC) en wordt de bescherming van medewerkers benadrukt.
Een gezonde foutencultuur
Welke conclusie kunnen we nu trekken? Toezicht dient zich naar mijn idee vooral te richten op het beoordelen van een gezonde foutencultuur en moet zeker niet doorslaan in micromanagement: dit werkt averechts. Een centraal registratie systeem is een prima eis, maar ga er niet in kijken als toezichthouder. Wel kun je door overall rapportages monitoren of er daadwerkelijk incidenten gemeld worden. Ook kunnen trends worden gesignalieerd. Maar ga niet op individuele incidenten in (tenzij de top 5 en hetgeen wettelijk verplicht) en bewaak de veiligheid van de individuele werknemer.
Gelukkig geeft de AFM zelf ook aan dat een goede omgang met fouten zorgt voor betere kwaliteit van dienstverlening, voor betere financiële prestaties en voor meer ethisch gedrag.
Tot slot denk ook ìk dat de accountants moeten veranderen en dat ze daar ook al mee bezig zijn. Persoonlijk zie ik de oplossingen vooral in de governance/maatschap- structuur liggen, en veel minder in het micromanagement op incidenten.
