Een succesvolle samenwerking tussen gemeenten om meer grip op hun verbonden partijen te krijgen.
De start tot nu
Een tijd terug werd er een project gestart binnen de gemeente Enschede, Almelo en Borne. De doelstelling van deze aanpak was om sneller te zien aankomen dat een verbonden partij in de problemen raakt. Dit werd in samenwerking met andere gemeenten gerealiseerd, zodat niet iedere gemeente dezelfde vragen aan de verbonden partijen zou stellen.
Allereerst werd er een lijst met risico-indicatoren benoemd. Hierbij stond voorop dat er niet alleen naar financiële gegevens gekeken moest worden. De focus moest daarentegen juist liggen op de niet- financiële risico’s, precies waar de bron van de problemen vaak ligt. In het traject werd er veel gebrainstormd over de te stellen vragen. Na veel discussie en afstemming werd een lange lijst uiteindelijk teruggebracht tot 30 vragen.
Na deze eerste pilotperiode wordt de vragenlijst nu al meer dan vier jaar op deze zelfde manier uitgezet. De vragen zijn door de jaren heen grotendeels gelijk gebleven, alleen bij de uitleg zijn hier en daar veranderingen doorgevoerd, bijvoorbeeld als bleek dat een vraag niet goed beschreven was.
Samenwerking
De start van dit alles vond samen met de gemeenten Enschede, Almelo en Borne plaats. Een enthousiaste groep denkers & doeners van de betrokken gemeenten die als een team opereerde. Daarbij is het nuttig dat er twee wat grotere gemeenten van start gingen, en dat het geen verplichting was, maar meer een cadeau voor de kleine gemeenten om daarbij aan te haken.
De positionering van de betrokken personen is in deze essentieel. Dit zorgt er samen met gericht beleid voor dat de juiste stappen gezet kunnen worden.
Tegenwoordig komen daar elk jaar nieuwe gemeenten en inmiddels Hengelo, Noaberkracht en Dinkelland Tubbergen zich aangesloten. Een grappig detail is dat kleine gemeenten eigenlijk veel meer verbonden partijen hebben, en dus nog meer belang bij samenwerking hebben. Daarnaast zijn er natuurlijk tal van andere voordelen te halen bij gemeentelijke samenwerking.
Dit onderlinge proces bespaart tijd doordat steeds meer werk verdeeld wordt en de kwaliteit stijgt omdat je niet als individuele medewerker alles alleen doet en de uitkomsten kunt bespreken. Hierbij is het essentieel om de raad goed uit te leggen hoe het proces werkt, en deze op te voeden in het stellen van de juiste, kritische vragen.
Politieke acceptatie
Het bovenstaande is inmiddels een geaccepteerd proces, zowel in de politiek, als bij de organisatie en ook bij de verbonden partijen zelf. Het nieuwe beleidsdocument heeft in 2017 zijn laatste update gehad. Het is duidelijk gebleken dat de politiek steeds aandacht geeft aan de paragraaf verbonden partijen. De burgemeester heeft bijvoorbeeld gevraagd bij de verbonden partijen ook na te vragen of de organisatie beschikt over een klokkenluidersregeling of vertrouwenspersoon. Deze vraag is inmiddels als open vraag toegevoegd.
De verbonden partijen
De verbonden partijen zelf zijn inmiddels ook aan dit proces gewend geraakt. Uiteraard zijn er altijd vragen of criticasters, en het is belangrijk daar grondig mee in gesprek te gaan. De integrale uitkomsten uit de analyse ‘verbonden partijen’ wordt ook wel eens opgestuurd zodat helder zichtbaar wordt waar partijen staan ten opzichte van de andere verbonden partijen. Belangrijk is dat ze nu slechts één keer de vragen hoeven te beantwoorden, in plaats van veertien keer (de verschillende gemeenten). Het mes snijdt dus aan 2 kanten, de tijdwinst ligt niet alleen bij de gemeenten maar ook bij de verbonden partijen zelf.
Het proces in de praktijk
In de praktijk wordt vaak een gezamenlijke bijeenkomst van de gemeenten georganiseerd om de vragenlijst te bespreken en taken te verdelen. Vervolgens wordt de vragenlijst uitgezet naar de verbonden partijen en worden de antwoorden verzameld. Daarna worden de uitkomsten per gemeente beoordeeld. Vervolgens wordt er gezamenlijk besproken of er nog antwoorden zijn die niet met het gevoel/feiten overeenkomen. Bijvoorbeeld dat de ene grondexploitatie gemeenschappelijke regeling toch behoorlijke andere uitkomsten heeft dan de andere. Ze vergelijken ook de risicoscore’s van de voorgaande jaren, waaruit blijkt of het beter, gelijk of slechter gaat met een verbonden partij. Indien er om gevraagd wordt of het opportuun is wordt er ook een bezoek gebracht aan de betreffende verbonden partij. Dit hoeft uiteraard niet bij alle partijen het geval te zijn. Door de ondersteuning en vastlegging vanuit Naris is dat ook geborgd als medewerkers bij gemeenten vertrekken.
Vertaling per gemeente
Elke gemeente is verantwoordelijk voor de verwerking van de uitkomsten van de gezamenlijk risicoanalyse in hun eigen paragraaf. De reden hiervoor is dat er per gemeente andere financiële of politieke belangen zijn. Door de flexibiliteit van Naris kan iedere gemeente zelf de financiële cijfers bij de verbonden partij invullen. Ook kunnen financiën en politiek verschillend door de deelnemende gemeenten besproken worden: het moet natuurlijk wel naar de eigen achterban uit te leggen zijn.
